Thank you!
We will contact you shortly
Видаткова накладна – зразок 2026 року (скачати бланк)
Помилка у видатковій накладній може коштувати бізнесу скасування податкового кредиту з ПДВ або програної справи в господарському суді. Скористайтеся перевіреним бланком 2026 року
До кінця пропозиції
"Видаткова накладна - це документ, який використовується для оформлення передачі товару від продавця (постачальника) покупцю. У ній зазначають найменування товару, його кількість, ціну, загальну вартість та дані сторін.
На відміну від рахунку-фактури, який переважно містить інформацію, необхідну для здійснення оплати, видаткова накладна фіксує безпосередньо факт передачі та приймання товару.
На цій сторінці ви можете завантажити зразок видаткової накладної, заповнити його власними даними та адаптувати під конкретну господарську операцію."
Олена Корнієнко, адвокат, свідоцтво № 4128 від 22.05.2023 р.
Що таке видаткова накладна
Видаткова накладна - це документ, яким сторони можуть оформити передачу товарно-матеріальних цінностей від однієї особи іншій.
Документ дозволяє зафіксувати:● хто передав та хто отримав товар;● який саме товар був переданий;● кількість та одиниці виміру;● ціну за одиницю;● загальну вартість товару;● дату здійснення операції;● факт прийняття товару покупцем.
Тому накладна на товар має інше призначення, ніж рахунок на оплату: вона оформлює не пропозицію здійснити платіж, а передачу конкретного товару.
Для чого потрібна видаткова накладна
Насамперед видаткова накладна використовується для документального оформлення руху товару між сторонами.
Наприклад, продавець і покупець уклали договір поставки. Продавець може спочатку виставити покупцю рахунок на оплату, а під час фактичної передачі товару сторони оформлюють накладну.
Належно оформлений документ допомагає підтвердити, який товар, у якій кількості та на яку суму фактично був переданий покупцю.
Це особливо важливо у випадку спору щодо поставки: наприклад, коли покупець заперечує отримання товару, його кількість або асортимент.
Які реквізити повинна містити видаткова накладна
Універсальний бланк видаткової накладної доцільно складати так, щоб із документа можна було чітко встановити зміст господарської операції та її учасників.
Зокрема, у товарній накладній зазначають:
Назву документа - «Видаткова накладна»
Номер та дату складання
Дані постачальника - найменування або ПІБ, код ЄДРПОУ/РНОКПП, за потреби інші реквізити
Дані покупця
Підставу передачі товару - наприклад, договір, замовлення або інший документ
Найменування товару
Одиницю виміру та кількість
Ціну за одиницю та загальну вартість
Інформацію про ПДВ, якщо вона застосовується до відповідної операції
Дані осіб, які передали та прийняли товар, та інші реквізити, необхідні для належного оформлення конкретної операції
Конкретний перелік реквізитів залежить від сторін, характеру операції та того, яку функцію документ повинен виконувати в конкретних правовідносинах
Як заповнити видаткову накладну
Заповнення видаткової накладної починається з даних продавця та покупця. Після цього необхідно зазначити дату та номер документа, а за наявності договору - реквізити договору, на виконання якого здійснюється поставка.
У таблиці потрібно окремо зазначити кожну позицію товару: її назву, одиницю виміру, кількість, ціну та загальну суму.
Якщо передається декілька різних товарів, кожну позицію краще зазначати окремим рядком, щоб із накладної можна було однозначно встановити фактичний склад поставки.
Чим видаткова накладна відрізняється від рахунку-фактури
Ці документи можуть стосуватися однієї поставки, однак виконують різні функції.
Рахунок-фактура містить інформацію про товари або послуги, їх вартість та реквізити для здійснення платежу. Він використовується насамперед на етапі розрахунків. Видаткова накладна, своєю чергою, оформлює передачу товару покупцю.
Умовно схема може виглядати так: договір → рахунок-фактура → оплата → передача товару → видаткова накладна.
При цьому конкретний порядок документального оформлення залежить від умов договору та домовленостей сторін.
Шаблон підготовлено спеціалістами Адвокатського бюро Олени Корнієнко. Актуально на 2026 рік.
Чи обов’язково складати видаткову накладну
Необхідність оформлення конкретного документа слід оцінювати з урахуванням виду операції, умов договору, статусу сторін та вимог до документального підтвердження господарської операції.
Якщо сторони використовують видаткову накладну для оформлення факту поставки, документ має дозволяти чітко ідентифікувати сторони, товар, кількість, вартість та зміст операції.
Для бізнесу це має практичне значення не лише для обліку, а й для можливого подальшого доказування факту виконання договору.
Не впевнені, як правильно створити акт виконаних робіт?
Типові помилки при оформленні видаткової накладної
Найчастіше проблеми виникають не через саму форму документа, а через те, що з нього неможливо однозначно встановити обставини поставки.
До типових помилок належать:
Неконкретне найменування товару
Відсутність кількості або одиниць виміру
Помилки у реквізитах продавця чи покупця
Відсутність зв’язку з договором, якщо він необхідний для ідентифікації операції
Розбіжності між накладною, договором, рахунком та іншими документами
Відсутність належного підтвердження прийняття товару покупцем
Підписання документа особою, повноваження якої викликають сумніви
"Особливо важливо перевіряти документи при поставках на значні суми, оскільки у разі спору саме первинні документи часто стають одним із ключових доказів виконання зобов’язання."
Олена Корнієнко, адвокат, свідоцтво № 4128 від 22.05.2023 р.
FAQ
Часті питання про видаткову накладну
Чи можна скласти видаткову накладну у довільній формі?
Універсальну форму документа можна адаптувати під конкретну операцію, однак при цьому потрібно враховувати вимоги законодавства до документального оформлення відповідної господарської операції та необхідних реквізитів.
Хто повинен підписувати видаткову накладну?
Документ підписують особи, які відповідно до закону, установчих документів, довіреності або інших належних підстав мають повноваження оформлювати передачу та приймання товару.
Чи може видаткова накладна підтверджувати поставку без окремого акта?
У багатьох випадках належно оформлена накладна сама фіксує передачу та прийняття товару, тому складати ще один акт виключно для підтвердження тієї самої операції може бути непотрібно. Але це залежить від умов конкретного договору та характеру поставки.
Чим видаткова накладна відрізняється від акта приймання-передачі?
Обидва документи можуть підтверджувати передачу майна. Видаткова накладна зазвичай використовується саме при передачі товару та містить перелік товарних позицій, кількість, ціну і суму. Акт приймання-передачі є більш універсальним і може використовуватися для передачі обладнання, документів, майна, результатів робіт та інших об’єктів.
Чи потрібна видаткова накладна ФОП?
ФОП також може використовувати видаткову накладну для документального оформлення передачі товарів. Конкретний комплект документів залежить від характеру операції, системи обліку та статусу контрагента.
ЗВ'ЯЗОК З АДВОКАТОМ
Потрібна консультація адвоката?
Залиште заявку та ми зв'яжемося з вами найближчим часом.
Контакти
ЗВ'ЯЖІТЬСЯ З НАМИ
Звертайтеся до нас будь-яким зручним способом
Головний офіс
вул. Михайлівська 15/1 Б,Київ
оau.moc.okneinrok%40anel
Робочий час
Пн- Пт10:00 – 18:00